Persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale, întreprinderile familiale  şi persoanele juridice (societăţile, companiile naţionale şi societăţile naţionale, regiile autonome, grupurile de interes economic, societăţile cooperative, organizaţiile cooperatiste, societăţile europene, societăţile cooperative europene şi grupurile europene de interes economic cu sediul principal în România), precum şi alte persoane fizice şi juridice prevăzute de lege, au obligaţia să ceară înmatricularea sau, după caz, înregistrarea în registrul comerţului.
Conform art. 8, alin. 1 din Legea nr. 359/2004, cu modificările şi completările ulterioare, la înmatricularea unei firme se eliberează certificatul de înregistrare în care sunt menţionate numărul de ordine din registrul comerţului şi codul unic de înregistrare fiscală (CUI) atribuit de Ministerul Finanţelor Publice. Certificatul de înregistrare este eliberat în 3 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii, exceptând situaţia în care persoana competentă să soluţioneze cererile de înregistrare nu dispune altfel, pentru completarea documentaţiei.

Ce reprezintă numărul de ordine în registrul comerţului?
În funcţie de tipul firmei pentru care se solicită înmatricularea, aceasta este înregistrată în registrul comerţului, în unul din cele trei registre din care este alcătuit acesta: un registru pentru înregistrarea  persoanelor fizice autorizate, întreprinderilor individuale şi întreprinderilor familiale, un registru pentru înregistrarea persoanelor juridice societăţi cooperative şi societăţi cooperative europene  şi un altul pentru înregistrarea persoanelor juridice societăţi, companii naţionale şi societăţi naţionale, regii autonome, grupuri de interes economic, organizaţii cooperatiste, societăţi europene, grupuri europene de interes economic, alte persoane juridice prevăzute de lege.
Astfel, numărul de ordine din registrul comerţului al unei firme este format din: indicativul “J” pentru persoanele juridice/ indicativul “F” pentru persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale şi întreprinderile familiale/ indicativul “C” pentru societăţile cooperative, codul numeric specific judeţului (de la numărul 1 la 40, precum şi 51 şi 52, de exemplu: 08 pentru Braşov, 12 pentru Cluj, 13 pentru Constanţa, 40 pentru Bucureşti) în care se află situat sediul social/profesional al firmei respective (conform Sistemului Informatic al Registrului Unităţilor Teritorial – Administrative – SIRUTA – clasificare utilizată de Institutul Naţional de Statistică pentru a înregistra unităţile administrativ – teritoriale), un număr de ordine (pentru fiecare an numărătoarea începe de la numărul 1) şi anul în care a fost înmatriculată firma.

Cum obţine un profesionist CUI-UL şi CIF-ul?
Legea 207/2015 privind Codul de procedură fiscală (art. 81) defineşte înregistrarea fiscală ca fiind activitatea de atribuire a codului de identificare fiscală(care se realizează exclusiv de către organul fiscal central, pe baza declaraţiei de înregistrare fiscală, cu excepţia cazului în care prin lege se prevede altfel), de organizare a registrului contribuabililor/plătitorilor şi de eliberare a certificatului de înregistrare fiscală.
Articolul 82, alin.1 din actul normativ anterior menţionat stipulează că “orice persoană sau entitate care este subiect într-un raport juridic fiscal se înregistrează fiscal primind uncod de identificare fiscală - CIF. Codul de identificare fiscală este:

a)pentru persoanele juridice, precum şi pentru asocieri şi alte entităţi fără personalitate juridică, cu excepţia celor prevăzute la lit. b), codul de înregistrare fiscală atribuit de organul fiscal;
b)pentru persoanele fizice şi juridice, precum şi pentru alte entităţi care se înregistrează potrivit legii speciale la registrul comerţului, codul unic de înregistrare atribuit potrivit legii speciale;
c)pentru persoanele fizice care desfăşoară activităţi economice în mod independent sau exercită profesii libere, cu excepţia celor prevăzute la lit. b), codul de înregistrare fiscală atribuit de organul fiscal;
d)pentru persoanele fizice, altele decât cele prevăzute la lit. c), codul numeric personal atribuit potrivit legii speciale;
e)pentru persoanele fizice care nu deţin cod numeric personal, numărul de identificare fiscală atribuit de organul fiscal.”

Data înregistrării fiscale este considerată data depunerii declaraţiei fiscale, în cazul persoanelor fizice care deţin cod numeric personal şi sunt supuse impozitului pe venit, respectiv data atribuirii codului de identificare fiscală, în celelalte cazuri.
Totodată, Legea 207/2015 privind Codul de procedură fiscală menţionează că “în scopul administrării creanţelor fiscale, organul fiscal central poate să înregistreze, din oficiu sau la cererea altei autorităţi care administrează creanţe fiscale, un subiect de drept fiscal care nu şi-a îndeplinit obligaţia de înregistrare fiscală, potrivit legii. Procedura de înregistrare din oficiu sau la cererea altei autorităţi care administrează creanţe fiscale se aprobă prin ordin al preşedintelui A.N.A.F.”
O situaţie aparte o reprezintă şi persoanele fizice care nu deţin cod numeric personal, “precum şi persoanele juridice nerezidente, care realizează numai venituri supuse regulilor de impunere la sursă, iar impozitul reţinut este final”, deoarece plătitorul de venit poate solicita organului fiscal atribuirea codului de identificare fiscală.
Structura codului unic de înregistrare este stabilită de Ministerul Finanţelor Publice, Ministerul Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale şi Persoanelor Vârstnice, Ministerul Sănătăţii, Ministerul Afacerilor Interne şi Ministerul Justiţiei.
Pentru a veni în sprijinul profesioniştilor şi a facilita înmatricularea cât mai rapidă a firmelor, Ministerul Justiţiei a încheiat un “Protocol privind procedura de înregistrare fiscală, atribuirea codului unic de înregistrare şi schimbul de informaţii” cu Ministerul Finanţelor Publice – Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, astfel că, atât pentru obţinerea numărului de înregistrare în registrul comerţului, cât şi a codului unic de înregistrare este necesară completarea unei singure cereri: “Solicitarea înregistrării fiscale se face prin depunerea cererii de înregistrare la biroul unic din cadrul oficiului registrului comerţului de pe lângă tribunal, iar atribuirea codului unic de înregistrare de către Ministerul Finanţelor Publice este condiţionată de admiterea cererii de înregistrare în registrul comerţului” de către persoana competentă să soluţioneze cererile de înregistrare (art.10 din Legea 359/2004). Astfel, numărul şi data înregistrării cererii la oficiul registrului comerţului reprezintă totodată numărul şi data cererii de înregistrare fiscală.
Conform prevederilor legale în vigoare, Ministerul Finanţelor Publice atribuie codul unic de înregistrare în termen de maximum 8 ore, pe baza datelor transmise de ONRC pe cale electronică.
Codul unic de înregistrare este utilizat de toate sistemele informatice care prelucrează date privind persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale, întreprinderile familiale şi persoanele juridice prevăzute la art. 2 din Legea 359/2004, precum şi de acestea în relaţiile cu terţii, inclusiv cu autorităţile şi instituţiile publice, pe toată durata funcţionării lor, fiind unicul atribut de identificare care nu se modifică pe toată durata existenţei profesionistului.
Certificatul de înregistrare fiscală este eliberat de organul central fiscal în termen de 10 zile de la data depunerii declaraţiei sau a cererii de înregistrare fiscală (după caz) şi cuprinde obligatoriu codul de identificare fiscală. Menţionăm, de asemenea, că eliberarea certificatelor de înregistrare fiscală nu este supusă taxelor extrajudiciare de timbru (art. 87, alin.1-2, Legea 207/2015 privind Codul de procedură fiscală).

Important! Spre deosebire de codul unic de înregistrare, numărul de ordine în registrul comerţului se poate schimba, în funcţie de menţiunile înregistrate în registrul comerţului. Astfel, în cazul în care sediul social al firmei este mutat în alt judeţ, atunci firma primeşte un nou J/F/C (în funcţie de tipul firmei) cu indicativul judeţului în care a fost mutată (de exemplu: dacă o firmă, persoană juridică,  este înmatriculată în Bucureşti, atunci numărul de înmatriculare va începe cu indicativul J40. În situaţia în care firma va fi mutată în judeţul Călăraşi, atunci aceasta va fi radiată din Bucureşti şi va primi un nou număr de înregistrare în judeţul Călăraşi cu indicativul J51). Codul unic de înregistrare şi data atribuirii acestuia vor rămâne neschimbate de fiecare dată când este necesară eliberarea unui nou certificat de înregistrare.

Atenţie! Pe lângă posibilitatea depunerii cererii și documentelor aferente la oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunalul în a cărui rază teritorială firma are stabilit sediul social, direct la ghișeu, prin poștă, cu scrisoare cu valoare declarată și confirmare de primire, există şi opţiunea completării şi transmiterii acestora on-line, cu semnătură electronică extinsă, prin intermediul portalului de servicii, https://portal.onrc.ro.

Legislaţia aplicabilă:
Legea nr. 26/1990 privind registrul comerţului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
Legea nr. 359/2004 privind simplificarea formalităţilor la înregistrarea în registrul comerţului a persoanelor fizice, asociaţiilor familiale şi persoanelor juridice, înregistrarea fiscală a acestora, precum şi la autorizarea funcţionării persoanelor juridice, cu modificările şi completările ulterioare
Ordinul ministrului justiţiei nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de ţinere a registrelor comerţului, de efectuare a înregistrărilor şi de eliberare a informaţiilor
HG nr. 902/2012 privind aprobarea taxei şi tarifului pentru operaţiunile efectuate de Oficiul Naţional al Registrului Comerţului şi oficiile registrului comerţului de pe lângă tribunale, cu modificările ulterioare
Legea 207/2015 privind Codul de Procedură Fiscală